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発注承認の社内フロー

ザ名刺で使用している「クラウド型名刺発注システム」では、各社員様にも使っていただくことで名刺発注を依頼(申請)し、管理者が承認(発注)するワークフローが実現できます。この機能を使うことによって名刺発注をより効率的にすることができます。

名刺発注承認の社内ワークフローも対応可能

名刺発注を社員からの名刺発注依頼を取りまとめ、上司や総務部の「承認」を受けてから行っているのであれば、ザ名刺のシステムの中で名刺発注承認ワークフローを行うことができます。

名刺注文の申請(注文の依頼)と承認・発注の手順について

ここでは各社員が自分の名刺注文を申請し、その申請を名刺発注権限がある上司もしくは総務部の方が「承認」して発注を行う手順について手順につい手順の説明を行います。

スライド1

①名刺データの作成編集 ⇒ ②名刺注文の申請 ⇒ ③注文名刺の承認 ⇒     ④注文完了
※運用方法の詳細については、御社の名刺ワークフローに合わせて提案させていただきます

〇名刺データの作成編集

スライド2

一般社員もしくはグループ発注者(課や部の中で発注を担当している方)が自分の社員IDとパスワードでログインし名刺データを作成編集します。
名刺データがすでに作成してあり変更のない場合には次に進みます。
一般社員の作成・編集できるのは自分の名刺のみで、グループ発注者が発注できるのはグループメンバーの名刺のみです。

〇名刺注文申請

スライド3

一般社員が承認担当者へ注文依頼を行いたい名刺をweb上で確認し注文箱数を入力して「仮発注」(名刺注文の申請)をクリックして行います。

※「名刺注文の申請」(仮発注)は、『名刺を注文して欲しい』と依頼する作業のことです。「申請」(仮発注)では承認担当の「承認」(発注)待ちとなり、まだ正式に名刺を発注していることではありません。
申請が行われた際、システムから承認担当者へメール通知する設定も可能で、承認忘れも防止できるようになっています。

〇申請された名刺の承認

スライド4

承認担当者が自分の社員番号・パスワードでログインし、申請(仮発注)のあった名刺の内容を確認して問題がなければ「承認」(発注)で注文します。

※名刺記載誤りなど内容に不備や不適切な点があった場合、「再編集」で内容を編集したうえで注文、若しくは「却下」で対象社員へ差し戻すことができます。

〇注文完了

承認担当者が「承認」を行えば注文完了となります。平日正午までのご注文送信であれば基本的当日発送翌日です。

「ザ名刺」システムでの「名刺発注の申請」(仮発注)と「承認」(発注)

「名刺発注の申請」とは・・
承認担当者あてに「この内容で名刺を注文して下さい」と依頼することです。
「発注の申請」だけでありこの時点では名刺の発注にはなっていません。承認担当者の「承認」(注文)が必要です。

「承認」とは・・・
「注文の申請」を「承認」して名刺の本発注を行うことをいいます。

社員登録の権限レベルの設定と操作可能範囲について

一般社員 承認担当 管理者
名刺注文の申請
パスワード変更
承認・注文 ×
注文履歴管理
名刺データ管理 名刺データ削除 × ×
名刺データ作成/更新 × ×
社員マスタ管理 社員マスタ管理
社員マスタ登録/更新

例:◎ 全ての機能を使用可能 ○ 自分の管理範囲内で使用可能 △ ログインをした本人のみ × 使用不可

〇一般社員
自分自身の名刺の作成と「注文の申請」が可能です。自分以外の社員の名刺作成や申請はできません。

〇発注担当者
同じグループに属する社員の名刺の作成と「注文の申請」ができます。「発注承認」を行うことと、異なるグループの社員の名刺の作成や申請はできません。

〇承認担当者
同じグループに属する社員の「申請」(仮発注)を「承認」(発注)して注文すること、および名刺の作成が可能です。異なるグループの社員の名刺の管理・注文はできません。

〇管理者
企業登録全体の管理権限を持ち、すべての社員の名刺の管理・注文が可能です。

 

 

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