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名刺システムを使わない場合の発注の手間は?

名刺発注システムは、名刺を注文するにあたり、WEBで編集や校正、発注作業まで完了できます。そのためコストや業務効率化などさまざまな面で利用価値があります。それでは、今までは当たり前で分かりませんでしたが、このような名刺システムを導入しない場合は、どんなポイントが負担になるのでしょうか?

クラウド型の名刺発注システムは、セキュリティ体制の整ったインナーネット上にあるサーバーでデータ管理します。いままで注文した名刺をファイリングするなどして紙面で名刺データを保管しやりとりしていたならば、まずペーパーレスで業務を進められるというのが大きなポイントとなるでしょう。手作業でやっている場合は、入力ミスや資料の紛失などの人為的なトラブルが起きてしまいがちです。クラウドタイプのシステムを利用すれば、一人ひとりが責任を持って自分のデータを管理・編集できます。そのため、不要なトラブルを避けながら効率的にデータ管理ができるようになるのです。

システムを使用しない場合には、自社で名刺データを管理している担当者と、名刺を発注する印刷会社の担当者が何度もやりとりをする必要があります。記載ミスや記入漏れをなくすために何度も校正を行ったりしてもミスがあることがあります。その場合には、大きな損失になりかねない名刺だからこそ、業者側はしっかりチェックしなければいけません。入念に行われる校正・チェックの作業は、お互いのタイミングや営業時間の関係で数日間にまたぐ場合もあります。やりとりがスムーズにいかず、長引けば長引くほど、完成した名刺が手元に届くのも当然遅くなってしまいます。名刺の残り枚数が少なくなっているときに急な商談や出張が入ってしまった場合は、発注にかかる時間がストレスにもつながるでしょう。

なにより負担が大きいのは、社内の発注担当者です。通常業務の合間に、担当者が名刺の発注を行っている場合、度重なる印刷会社とのやりとりや手続きで、時間がとられてしまいます。繁忙期には、通常業務に手をつける暇がなくなってしまうこともあるでしょう。従業員数の多い企業の場合なら、担当者が全員分の名刺を用意するにあたって、印刷状況や進捗管理などチェックしなければいけないことも多くなります。負担が大きくなり、疲れによる集中力の途切れが起これば、ミスも招きやすくなってしまいます。大量発注も行う名刺でミスがあれば、大損害につながりかねません。かと言って、名刺作成に時間を割いていれば他の業務が圧迫されてしまうという、悪循環に陥ってしまいます。

WEBシステムでは、こうした手間やトラブルを避け、手軽かつスピーディに名刺を発注できます。消耗品として常に補充が必要な名刺だからこそ、余分なコストのカットや作業の効率化など、ひとつでも多くの問題が減る発注方法を探してみてくださいね。

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