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バラバラだった用紙やレイアウトが統一(株式会社M社様)

株式会社M社様(東京都渋谷区)

全国各地にある支社・営業所に名刺発注を任せていた名刺発注によりバラバラだった名刺用紙・レイアウトが統一。高コストだった印刷コストも50%コストダウン!
お客様の課題

全国に8か所の支社・営業所を持ち400名超のスタッフを抱えるM社様。担当部署がそれぞれにあるために各支社・営業所で名刺発注を行われておりました。しかし名刺印刷にかかる外注費がかさみ改善に乗り出されました。

発注している印刷会社がそれぞれ異なることによる用紙や印刷品質の差や支店のスタッフがイラストレーターなどを用いてデザインデータを取り扱う技能の差などにより支社・営業所ごとに差がありM社様のブランディングの観点からも解決すべき課題であるとなり、本社で取りまとめて出先に名刺を発送することと当初計画したとのことです。

その際に課題となったのが各支社・営業所からの発注のとりまとめ方法。メール・FAX等での発注書を本社で一括して取りまとめる方法を検討されましたが毎月100件近くある発注を取りまとめるスタッフへの業務の集中などにより再検討となりました。

またコストの面から当初は本社に印刷機・断裁機を導入して内製化を検討されました。しかしながら繁忙期・人事異動時期には200件~300件の発注を1週間ほどで処理しなければならないため。また機器の保守費用等のランニングコストやスタッフの人件費などの経費を見積もったところ負担の大きさが問題となりました。

M社様の課題

〇月100件にわたる全国の支社・営業所からの発注のとりまとめ方法
〇繁忙期・人事異動の時期の対応方法
〇スタッフの人件費
〇印刷機の維持費や印刷コスト

ザ名刺の導入により解決

クラウド型名刺発注システムにて社員からの発注処理を自動化
また印刷コストも従来より50%コストダウンいたしました。

ザ名刺の導入費用が0円であることおよび名刺印刷料金にご納得いただき。弊社の法人向けクラウド型名刺印刷システム「ザ名刺」の導入を頂くこととなりました。
他社と異なり導入費用が無料でありかかる費用は名刺印刷代のみで費用負担が分かりやすことが決めてだったそうです。

ザ名刺はインターネットがつながるパソコンであればソフトのインストール無しにとこでも操作可能なクラウドを活用しています。そのため支社・営業所への導入もスムーズに進みました。また発注時にレイアウトや内容の確認・修正ができますので発注される方も操作に慣れると今までそれぞれの印刷会社に発注していた時よりも時間短縮につながりそこもコストダウンのポイントとなりました。

プレゼンテーション3

意外と大変なのがデータの管理です。400人以上いる状態ではだれがどの内容でどのレイアウト(テンプレート)を使用しているのか把握するのが大変です。ザ名刺では前に使用したデータもそのまま残っており前回発注した時と変わらない場合はそのまま発注できます。その点でも評価いただきました。

ランニングコストや人件費・維持費を比較しても内製するよりもコストダウンにつながり名刺の発注もスムーズになった点で大変満足していただいております。何よりも内製した場合は繁忙期には名刺印刷のみで残業になると想定していたことが繁忙期であっても時間外にならずにすんで良かったとっ言葉を頂いております。

まとめ

今回の導入に伴い、お客様が「思った以上にいままで名刺にかかわる人件費がかかっており、それが業務が簡単になったことにより削減できたことが大きかった」おっしゃっておりました。名刺のコスト削減に対して、一番過少に評価され間違いやすいのがスタッフの人件費です。

印刷機の維持費や印刷コストだけを見てコスト削減できると思い人件費を算入せずに内製化された場合、繁忙期や人事異動の時期など現状の社員だけで対応しきれない場面などで、派遣社員やパートを追加採用する事になったりと、問題が顕著化します。その場合、採用や面接、そして教育にかかる人件費・時間・費用など想定外のコストが発生します。

社員数が多い場合は、内製化するよりも弊社にご依頼頂いた方ががトータルで安く済むケースがほとんどであり、外注の場合は機器メンテナンスの心配も、繁忙期もお客様が気にする必要がありませんので安心です。

同じようなお困り事をお持ちのお客さまは、お気軽にご相談ください。

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