名刺印刷が簡単になったとお喜びのお声をご紹介

お客様の声

news

名刺発注・管理の業務効率アップの実現(F社様)その1

株式会社F社様

株式会社F社様の課題

福岡県内に30ほどの店舗を持つF様では、各店舗からバラバラに依頼されてくる名刺発注を取りまとめて校正・確定(校了)までに関わる業務は、本社の担当部門には大きな負担でした。しかも店舗の発注者様と担当部門間での確認作業における時間的ロスはもあり名刺の納期を遅らせる問題になっていました。今回はその導入前の業務フローと導入後のそれを比較することでどの程度業務改善につながったか説明したいと思います。

導入前の業務フローについて

ザ名刺運用事例(導入前業務フロー)

●導入前の業務フロー
1、店舗の発注担当者は名刺発注がある場合、発注書を作成し本社の総務部へFAXを行う。
2、店舗発注の当日若しくは翌日本社の総務部は各店舗より送られてきた名刺発注書をとりまとめ、メールで印刷会社へ発注を行う。
3、発注し概ね2日後に印刷会社より本社総務部へ名刺校正がメールに添付して送られてくる。
4、総務部で届いた校正を振りわけ店舗に確認のためメールで送る。
5、店舗で確認を行い正しい場合はOKサイン(校了)を行い総務部へ返送する。間違っている場合には訂正箇所を記入し総務部へ返信を行う。
6、OKのものを総務部は印刷会社に伝え本発注おこなう。間違っているものは間違っている旨を印刷会社に伝え3、に戻る。
7、印刷会社で名刺完成後は本社総務部に一括納品される。
8、本社総務部は届いた名刺を各店舗ごとに振分け社内便に乗せる。
9、店舗で名刺を受け取る。

●問題点
1、店舗からFAXで発注依頼があるため、それをとりまとめ印刷会社に発注するのに本社総務部で手間がかかる。
2、印刷会社に依頼した校正がいったん総務部を経由するのでそこも手間がかかる。
4、校正紙が間違っていた場合、何度も訂正した校正紙が店舗と印刷会社を総務を挟んでいったり来たりする。
5、納品も本社に一括納品であるのでその振分けに忙殺される。
6、納期がすんなり行き短かった場合でも1週間程度かかる。

これらの問題点を法人向け名刺発注システムであるザ名刺を導入いただくことで全て解決いたしました。

導入後の業務フローについて

ザ名刺業務フロー(導入後)

●導入後の業務フロー
1、店舗発注者は名刺発注がある場合は、ザ名刺で店舗用の発注画面を使い名刺の仮発注を行う。その場合、名刺のプレビューを確認して仮発注処理を行う。
2、仮発注が行われたら、仮発注通知メールがザ名刺のシステムより自動的に送信され本社総務部へ名刺仮発注があった旨を知らせる。
3、総務部の担当者は仮発注があった場合に、ザ名刺システムにログインして仮発注の名刺の確認をおこなう。確認を行い正しい場合は発注ボタンを押すことで発注処理を行い。間違いのある場合は店舗へ訂正依頼を送る。(自動的に送信されます。)
4、自動的に当社に名刺データが送信され印刷・発送を行います。
5、各店舗へ直送を行い、店舗で名刺を受け取ります。
(当社での生産状況や発送状況はシステムで確認できるので、本社に納品確認のために届ける必要はなくなりました。)

●改善点
1、店舗で発注時に名刺内容の確認・仮発注ができるようになった。そのため発注書の印刷やFAX送信といった手間が削減。また発注後しばらくして送られてきた校正紙での確認が無くなったのでその点でも手間が削減されました。
2、本社総務部においても発注書のとりまとめや発注後の印刷会社相手に校正を行う必要が無くなり名刺に関する業務時間が80%ほど削減された。
3、当社より名刺納品を店舗に直送するため振分けの手間が削減されました。
4、名刺注文の状況がシステムでリアルタイムにわかるようになったので、店舗においては状況確認のために本社に問い合わせることがほぼなくなり、本社においてはその問い合わせに対応することが無くなったのでその点でも手間が無くなった。

このように、今回のF社様の場合はとても導入効果が大きく店舗においては名刺にかかわっていた時間の50%が削減され本社総務部の担当者においては名刺にかかわっていた時間の80%が削減されたとのことです。またいままで短くても1週間かかっていた納期が最短で店舗で発注した翌日に届くようになりそこも大変喜んでいただいております。また元の名刺発注の方法にはもう戻りたくないとおっしゃっていただいてもおります。

もし御社がF社様の導入前のような名刺発注のやり方をされておりましたらザ名刺をお勧めいたします。

お問い合わせ資料請求はこちら

お申込み・資料請求はこちらから

本社工場092-322-0191

受付時間 9:00~17:00(土・日・祝 休)

福岡営業所092-741-2931

受付時間 9:00~17:00(土・日・祝 休)