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名刺発注での残業削減 (株式会社メディエイター様)

株式会社メディエイター様(福岡市中央区)

名刺の校正業務が無くなり即発注できるので業務が非常に楽になりました。

 

どんな事業をおこなわれているのですか?

弊社はリサイクルパソコンの販売を行うパソコン市場を全国24店舗展開しているのをはじめ、リサイクルパソコンの通販事業・パソコンの買取および修理、法人向けのレンタルを主な事業としています。
当社は、日本に10社しかないマイクロソフト社のMARプログラムに参加しており厳しい基準にしたがってコンピューターの再生作業を行っております。また当社は再生PCのWindows世紀ライセンス販売でアジアNo.1になっております。

 

導入前の名刺発注はどうでしたか?

導入前は印刷会社さんに外注を行っておりました。当社は全国に店舗を展開してる関係上、各店舗からの発注依頼がFAXで送られてきてそれを取りまとめて印刷会社さんに発注するという流れでした。その後も名刺の校正が1・2日後に送られてきてそれを現場に確認してもらいと、その当時は当たり前と思っておりましたがやりとりが煩雑であり手間がかかっておりました。
また納品を本社で一括して受け取っていたため全国の店舗に振り分けて発送する必要もあり、それも結構大変でした。

そのため名刺の発注は1か月分ためてまとめて行うフローにしていて、その時は2日ほどかかり切りになっていましたし、本社・店舗のスタッフもそれを見越して発注しなければならなかったので大変だったと思います。

 

ザ名刺導入のきっかけは

どうにか楽にならないかなと思っていた時に、他の印刷物をたのんでいた重富印刷さんから法人向けの名刺印刷サービスを始めますと案内があり話を聞いてみることにしました。
まずFAXやメールではなくweb発注できるクラウド型のシステムを使ったサービスであること、名刺の校正がシステムの画面で見れて確認が取れることにいいなとおもいました。また発送先もあらかじめ登録しておくと社員ごとの設定が簡単にできて、今までの社内便に振り分けていた作業がなくなると思ったので上司に相談したところ即決でした。

また導入前に名刺のサンプルを作ってもらって、今まで使っていた名刺と食らえて問題なかったことも分かっていたので安心して導入できました。

納品先の設定納品先をワンタッチで簡単に変更することができます。

 

ザ名刺の利用満足度はどうですか?

大変満足しています。まず1か月まとめていた名刺の発注をその度にできるほど業務が減りました。今まで1か月で正味2日ほどかかっていた名刺発注の仕事が全部合わせて3時間程度に大幅に削減できました。他の仕事の合間にできるほど楽になりました。
これは校正をパソコン画面を見てその場で確認できるので、やり取りが無くなったのことと、店舗に直送することで社内便の発送が無くなったことが大きいです。おかげさまで名刺発注で残業をするということが導入前は毎月だったのですが今は全くなくなりました。

また導入当初は社員の情報入力にとても時間がかかるのではと思っていたこともあったのですが、ザ名刺の中にグループをあらかじめ設定しておくと、社員情報を入力するときにグループを選択するとそのグループに関連する項目(店舗名・郵便番号・住所・電話番号・FAX番号など)が自動入力するきのうがあるので、実際に入力するのは名前と役職とメールアドレスぐらいで一人入力するのに1分あれば終わり、新入社員の入力や・異動の入力もとても楽に終わるので助かっています。

グループ設定で入力を省略グループを選択することで部署名などの入力項目を自動入力できます。

ザ名刺の6つの大きな特徴

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