名刺印刷の豊富な導入事例をご紹介

導入事例

弊社の名刺レイアウトにルールができ、総務部門の手間が目に見えて減りました。

― 株式会社矢野特殊自動車様について

株式会社矢野特殊自動車様

左:株式会社矢野特殊自動車 総務部 部長代理 定松 浩一様
右:総務部 澤田 麻利子様

冷凍車やタンクローリーなどの特殊車両(特装車)の老舗メーカーの矢野特殊自動車様。大手トラックメーカー4社から車台の提供を受け、顧客ニーズに応じた特装車を供給されています。全社員300名ほどいらっしゃるのですが以前の名刺の発注はFAXでのやり取りとなっていたこと、また社員の名刺のレイアウトがそれぞれ異なっておりそれに対応していたため手間がかかっていたのをザ名刺導入いただき業務改善をはかってもらいました。今回はそのご担当者、定松様、篠田様に導入の経緯と効果についてお話を伺いました。

― 導入の背景と経緯

弊社は名刺発注方法にいくつかの問題を抱えていました。
1つめは「発注業務が非常に手間である」ということです。名刺を発注する際に前回発注した名刺を取り出しコピーを行い印刷会社にFAXで送るという作業をしていましたし、変更があるときにはそのコピーに変更点を手書きで入れ印刷会社にFAXをしていました。特に変更がある場合には印刷会社からの校正の戻りを発注者に確認を行い校了としていたので1回1回の注文の手間と煩わしさを感じていました。そして納期も発注開始から概ね1週間ほどかかっており短縮できないかと考えておりました。
2つ目は名刺レイアウトのルールがなく社員各人でレイアウトがそれぞれ異なっておりそれに対応していたので手間がかかっていたことがあります。特に弊社は6月に定期異動があるのですがその際は多くの社員の名刺を作り直さないといけないので時間が多くかかっていました。

― 導入決定の要因

きっかけは、ちょうど6月の定期異動を控え名刺発注をどうしようかと部内で検討しているときにザ名刺のFAXDMがきたことです。
営業担当者に来ていただきデモを見たときに、名刺の校正がその場で見れるところがポイントになりました。校正をその場で確認し発注できるために印刷会社からの校正を待つ必要もなく発注者に確認するとときもその画面を確認してもらうだけで良く大半の名刺発注が発注担当者だけで完結できるとこころが良かったです。

また、いままでの印刷会社にお支払いしていた金額の約半分で印刷できるようになるところもいいと思いました。

― 導入後の効果

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まず発注担当者が名刺発注にかかっている時間が3分の1以下になりました。これはパソコンの画面上で名刺の校正が確認できその場で発注ができるためで、役職など情報の変更があるときもその情報を変えて画面上で校正を確認すればいいので印刷会社にFAXしたり印刷会社からの校正を待つ手間がなくなりました。
弊社では名刺のレイアウトのルールがなく社員各員で名刺のレイアウトが異なっていたものに対応していたことで手間がかかっていたのですが、ザ名刺ではレイアウトパターンをURL有り無し、役職が1行のもの2行のものなど数多く入れることができ、登録したレイアウトを社員に使ってもらうことで解決し、それによっても業務効率が大幅にあがりました。
また名刺発注から納品までも短くなりました、いままでは1週間程度かかっていたものが、ザ名刺では午前中に発注したものはその日のうちに印刷して発送してもらえますので翌日には納品していただけるところがとても助かっています。

そして導入して一番良かった点は、名刺発注がその場で完結し仕掛かりの仕事にならないので担当者としては名刺発注を気にかけずに他の仕事にとりかかることができ精神的に楽になったところがあります。

― 導入後のサポートについて

導入してしばらくは名刺レイアウトのパターンが増えていったのですが、それも2日程度で増やしていただくなどレスポンスが早くてたすかっています。また新年を迎えるにあたってあいさつ回りのために弊社では営業が『謹賀新年』のスタンプを名刺に押していたのですが、挨拶欄を名刺に設けて『謹賀新年』も合わせて印刷する提案を頂くなどしておりまして満足しています。

取材後記

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お話をお聞きする中で、お客様の名刺発注の手間と納期が大きく改善されていると感じました。
ザ名刺は、お客様の発注方法のご要望によって柔軟にシステムを対応させていくことができます。
今回は、ザ名刺のレイアウトパターンを増やすことによって、いままで名刺のレイアウトのルールがなかった会社様にルールを設けてもらうことにより、社員さんの名刺に対する満足度と業務効率化を両立することができました。また、これまで手書きで修正していたアナログ対応の部分をシステム化することで、ご担当者様の業務負荷や修正ミスを減らし、コストダウンも実現することができました。
今回は、まさにザ名刺のシステム性が上手に機能した事例といえます。これからもお客様の名刺業務効率化のお役にたつご提案をしていきたいと思います。

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